gem. Artikel 12 ff DSGVO

Sehr geehrte/r Studierende!

Die geltenden gesetzlichen Bestimmungen sehen vor, dass im Zuge der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Informationen zur Verfügung gestellt werden:

1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der FH St. Pölten als datenschutzrechtliche Verantwortliche ein großes Anliegen, daher möchte die FH St. Pölten nachfolgend die wichtigsten Aspekte gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen erläutern:

2. Datenerhebung/-verwendung, Zweck und Rechtsgrundlage

1. Im Rahmen der mit dem Ausbildungsvertrag zusammenhängenden Verarbeitungstätigkeiten, das sind insbesondere Studierendenverwaltung, AbsolventInnenverwaltung, Lehrveranstaltungsplanung, ÖH-Mitgliedschaftsverwaltung, Studienplatzförderung, Erstellung von Duplikaten, Plagiatsprüfung und Stipendienverwaltung, verarbeitet die FH St. Pölten automationsunterstützt jene personenbezogenen Daten, welche Sie zunächst selbst im Rahmen Ihrer Online Bewerbung bekannt gegeben haben, sowie jene, welche im Laufe des Studiums hinzukommen. Das betrifft unter anderem folgende Datenkategorien: Stammdaten, Prüfungsdaten, Prüfungsprotokolle, Praktika und Studienabschlussdaten. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihres Ausbildungsvertrages, des Bildungsdokumentationsgesetzes, der Bildungsdokumentationsverordnung FH, der Verordnung des Boards der Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria über die Bereitstellung von Informationen über den Studienbetrieb (BIS-VO), des Hochschul-Qualitätssicherungsgesetzes, des Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetzes, im Falle einer Nostrifizierung des Anerkennungs-und Bewertungsgesetzes und des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches. Die konkreten Datenkategorien sind im Datenverarbeitungsverzeichnis ersichtlich, welches in der FH-Service Einheit Personal und Recht aufliegt. Es besteht die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen.
2. Zur Erstellung Ihrer Campus Card, die gleichzeitig als Studierendenausweis dient und mit Ihren Zutritts-und Kopierberechtigungen verbunden ist, wird ein Lichtbild von Ihnen erstellt, welches auf die Campus Card gedruckt wird, um die Identifikation sicherzustellen.
3. Um Sie über aktuelle kurzfristige Änderungen im Lehrveranstaltungsplan auf dem Laufenden halten zu können, können Sie mittels elektronischer Nachrichten (Mail, SMS) informiert werden, sollten Sie eine Mobilnummer bekannt gegeben haben.
4. Nach Abschluss des Studiums werden Sie automatisch als „Alumni“ (=AbsolventIn) geführt. In diesem Zusammenhang werden Sie vom FH-Service Alumni und Career Center nach Abschluss des Studiums weiterhin per Mail oder postalisch über relevante und interessante Informationen und Veranstaltungen, die in Zusammenhang mit Ihrem abgeschlossenen Studium stehen, auf dem Laufenden gehalten.
5. Die FH St. Pölten setzt Videoüberwachung ein, um ihr Eigentum und die Infrastruktur vor Beschädigungen, Einbruch, Diebstahl oder sonstigem schädigenden Verhalten zu schützen. Konkret werden derzeit überwacht: Labore, Video-, Audioverleih, Serverräume und PC-Räume. Eine Datenaufzeichnung erfolgt nur bei Bewegung im Erfassungsbereich einer Kamera.
6. Zur Verwaltung Ihrer Buch- und Artikelentlehnungen werden Ihr Name, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mailadresse, Ihr FH-User ID, Ihre CamusCard ID, und Ihre Entlehdaten zu Zwecken der Bibliotheksverwaltung gespeichert.
7. Daneben kann eine Verarbeitung von gefertigten Video-, Bild- und/oder Tonaufnahmen zu Ihrer Person, welche im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Kongresse, Vorträge, Sponsionsfeier etc.) und/oder dem Besuch von Vorlesungen erstellt werden, zu Marketingzwecken der FH St. Pölten erfolgen. Diese Verarbeitung ist gemäß Artikel 6 Abs. 1 Zif. f DS-GVO zur Wahrung der berechtigten Interessen der FH St. Pölten erforderlich. Die Verarbeitung von Bild- und/oder Videomaterial inkl. Audioaufnahmen erfolgt mithilfe modernster Medien und dient ausschließlich Marketingzwecken und sichert auf essentielle Weise die Wettbewerbs- und Konkurrenzfähigkeit der Fachhochschule und ihr Bestehen auf dem freien Markt. Die Verwendung erfolgt nur im für den Unternehmenszweck erforderlichen Ausmaß und in nachvollziehbarer Art und Weise sowie unter Schutz durch technisch-organisatorischer Maßnahmen. Die Fachhochschule St. Pölten GmbH behält sich unentgeltlich das Recht vor, die gefertigten Video-, Bild- und/oder Tonaufnahmen zeitlich, örtlich und inhaltlich unbeschränkt insbesondere der Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen.
8. Die Angabe von Notfallkontakten erfolgt freiwillig und auf Grundlage ihrer Einwilligung. Sie haben jederzeit die Möglichkeit selbstständig über Ihren Studierenden-Account die Notfallkontakte wieder zu entfernen.

Die Nichtbereitstellung der gesetzlich bzw. vertraglich vorgeschriebenen personenbezogenen Daten steht einer Zulassung zum Studium im Wege.

3. DatenempfängerInnen

Auf Ihre personenbezogenen Daten haben jene Personen der Fachhochschule St. Pölten Zugriff, die mit der Erledigung der mit dem Ausbildungsvertrag und dem Studienbetrieb zusammenhängenden Tätigkeiten betraut sind. Zur administrativen Abwicklung der oben genannten Zwecke werden Daten an die Konzernmutter, die Hochschulen Holding GmbH, Matthias Corvinus Straße 15, 3100 St. Pölten, datenschutz@fhstp.ac.at übermittelt. Die FH St. Pölten GmbH trägt dafür Sorge, dass die MitarbeiterInnen der Hochschulen Holding GmbH dem Datengeheimnis unterliegen.

Die unter Punkt 1.) beschriebenen Daten werden aufgrund gesetzlicher Verpflichtung bzw. zur Erfüllung des Ausbildungsvertrages erhoben und an folgende EmpfängerInnen übermittelt:

• gem. dem Bildungsdokumentationsgesetz und der Bildungsdokumentationsverordnung FH an die Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria
• im Falle einer Nostrifizierung gem. dem Anerkennungs-und Bewertungsgesetz an die Statistik Austria
• gem. dem Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz an die österreichische HochschülerInnenschaft und an die lokale HochülerInnnenvertretung
• gem. dem Studienförderungsgesetz an Stipendienstelle
• Behörden bzw. Gerichte im Anlassfall
• Zur Studienplatzförderung an die Niederösterreichische Forschungs- und Bildungsges. m. b. H. und an den Niederösterreichischen Gesundheits- und Sozialfonds
• Ihre Abschlussarbeiten werden gem. Mediengesetz an die niederösterreichische Landesbibliothek übermittelt
• Zur Plagiatsüberprüfung werden Ihre Abschlussarbeiten an den Online-Anbieter Docoloc übermittelt
• Im Falle der Teilnahme an einem Weiterbildungslehrgang, der in Kooperation mit einem anderen Unternehmen (WIFI, Zukunftsakademie Mostviertel,…) stattfindet, werden Ihre Daten an den Kooperationspartner zur administrativen Abwicklung weitergegeben.
• Gerichte
• Berufspraktika
• Bundesministerium für Finanzen, sofern Sie ein Leistungs- /bzw. Förderungsstipendium beziehen

Ihre E-Mail-Adresse wir für die Abwicklung des Mail-Versands gem. Punkt 4) an eine/n AuftragsverarbeiterIn innerhalb des EU-Raumes übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Basis einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit eyepin GmbH.

Ihre Daten zur Abwicklung der Bibliotheksverwaltung gem. Punkt 6) werden an eine/n AuftragsverarbeiterIn innerhalb des EU-Raumes übermittelt und zwar zur Speicherung der personenbezogenen Daten (wobei der Zugriff über das Internet erfolgt) und zur Abwicklung des Bibliothek-Verleihsystems. Die Übermittlung erfolgt auf Basis einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Ex Libris (Deutschland) GmbH.

4. Datensicherheit

Ihre Daten sind vor unberechtigtem Zugriff durch eine Reihe von Maßnahmen, wie Rollen- und Berechtigungssystem, ein Datensicherheitskonzept, passwortgeschützte Rechner, Zutrittssysteme und physische Schutzmaßnahmen, wie getrennte Aufteilung der Server, geschützt.

Weites schließt die FH St. Pölten Auftragsverarbeiter-Verträge nur mit jenen Unternehmen ab, die sicherstellen, Daten gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung zu verarbeiten und somit hohen Sicherheitsanforderungen entsprechen.

5. Speicherdauer

Die FH St. Pölten bewahrt Ihre Studierendendaten sowie die weiteren Unterlagen im Studierendenakt jedenfalls 3 Jahre nach Ausscheiden aus der FH St. Pölten auf.

Jene Daten, die die FH St. Pölten für die Ausstellung eines Duplikats Ihres Bescheides über die Verleihung eines akademischen Grades, Ihrer Abschlussprüfungen und Abschlusszeugnisse benötigt, werden 80 Jahre nach Ausscheiden gespeichert. Davon umfasst sind insbesondere Ihr Name, Ihre Matrikelnummer, der Titel Ihrer Abschlussarbeit/Abschlussprüfung, das Datum, die Beurteilung und der Name des/der PrüferIn/BegutachterIn.

Ihre Sozialversicherungsnummer löscht die FH St. Pölten zwei Jahre nach Ausscheiden aus der FH St. Pölten.

Beurteilungsunterlagen und Prüfungsprotokolle werden ein Jahr nach Benotung einer Löschung zugeführt.

Die gespeicherten Videos zum Eigentumsschutz gemäß Punkt 5) werden nach max. 72 Stunden automatisch gelöscht, sofern keine Auswertung aufgrund eines aktuellen Anlassfalls notwendig ist.

Video-, Bild- und/oder Tonaufnahmen zu Marketing-Zwecken gemäß Punkt 6) speichert die FH St. Pölten so lange, wie es für den Zweck der Datenverarbeitung erforderlich ist, insbesondere abhängig von folgenden Kriterien:

• Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung)
• Rahmen, innerhalb dessen die Aufnahme getätigt wurde
• Eignung zur Darstellung der Firmenhistorie
• Eignung zur Verwendung bei Jubiläen und Festschriften
• Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen

6. Widerruf

Sollten Sie jetzt oder zukünftig der Verarbeitung zu „Alumni“-Zwecken gemäß Punkt 4) nicht zustimmen, können Sie jederzeit per Mail an alumni@fhstp.ac.at oder postalisch an die oben genannte Adresse widersprechen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

7. Sonstige Betroffenenrechte

Weiters möchten wir Sie auf folgende Rechte hinweisen:

• Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten
• Recht auf Widerspruch gegen die unter Punkt 4.) dargestellte Datenverarbeitung
• Recht auf Berichtigung und Löschung
• Ab 25.05.2018 Recht auf Datenübertragbarkeit und Einschränkung der Verarbeitung
  Diese Rechte können Sie bei der Fachhochschule St. Pölten GmbH als verantwortliche Datenverarbeiterin geltend machen (datenschutz@fhstp.ac.at)
• Ab 25.05.2018 Recht auf Beschwerde,
  welche bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 52 152- 0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at als zuständige Aufsichtsbehörde einzubringen ist.

Sollten Sie noch zusätzliche Fragen oder Anregungen haben, können Sie uns jederzeit per E-Mail kontaktieren:

Fachhochschule St. Pölten GmbH
Matthias Corvinus Straße 15
3100 St. Pölten datenschutz@fhstp.ac.at